数字档案馆建设的机遇、挑战与思考
《档案管理》 杂志 2020年2期 作者：李宝玲
摘 要：数字档案馆建设经过近20年的探索与实践，日益成熟。电子政务的发展、新技术的应用带来新的发展机遇，同时也面临数字化到数据化的需求转变、网络整合与资源共享、信息安全、专业人才的匮乏等新的挑战。在此背景下本文提出了数字档案馆建设的深化认识、建立数字档案馆联盟和开启智慧档案馆建设的思考。
关键词：数字档案馆;电子政务;数字档案馆联盟;智慧档案馆
数字档案馆建设从2000年青岛市、深圳市试点至今，无论从理论到实践都经历了一个探索认识的过程。蔡学美同志在《数字档案馆发展阶段和建设内容》一文中，总结了中国数字档案馆建设经历的初步探索阶段、普遍应用阶段、深化发展阶段的特点和成绩;傅荣校、陈荣红同志在《数字档案馆模式研究》一文中，归纳了我国数字档案馆建设的深圳模式、青岛模式、杭州模式及萧山模式，概括了我国数字档案馆建设的阶段、任务和内容。国家档案局2010年发布了《数字档案馆建设指南》、2014年12月发布了《数字档案馆系统测试办法》，数字档案馆建设概念、架构、功能、要求更加规范、具体明晰;青岛、杭州、绍兴、太仓、珠海、济源等30家国家级示范数字档案馆的创建标志着数字档案馆建设走向成熟。
1 数字档案馆建设的机遇
1.1 电子政务的发展。2018年4月20日，习近平在全国网络安全和信息化工作会议上强调：“信息化为中华民族带来了千载难逢的机遇。我们必须敏锐抓住信息化发展的历史机遇，发挥信息化对经济社会发展的引领作用。”
国务院从顶层出台了《关于促进电子政务协调发展的指导意见》《关于促进大数据发展行动纲要》《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》《关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》以及国务院716号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》和国家档案局14号令对《电子公文归档管理暂行办法》的修改等，在政务网络资源共享，提高便民化服务效率和电子档案的法律效力，推进电子档案单套制归档等方面提出了明确要求，是深化数字档案馆建设的重大机遇。
1.2 新技术的应用。维克托·迈尔—舍恩伯格在其《大数据时代》一书中描述：“大数据开启了一次重大的时代转型，正在改变我们的生活以及理解世界的方式，带来了一场生活、工作与思维的大变革。”物联网、云计算、区块链等技术为电子档案管理开辟了应用前景。新技术是进一步把数字档案馆与实体档案馆相关联、单体数字档案馆向区域性数字档案馆转变、资源由数字化管理向数据化管理转变、数字档案馆向智慧档案馆发展的有力推手，拓宽了数字档案馆建设空间。
1.3 实践层面的政策推动、创新驱动不断升级。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确要求各级党委和政府要把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划，把各级档案馆建成数字档案馆。《全国档案事业发展十三五规划纲要》提出到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，省、省辖市档案馆建成数字档案馆，50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目，是数字档案馆建设的政策依据。经过近20年的探索，数字档案馆建设积累了成熟的经验，理论研究提供了实证，为实践中的应用提供了借鉴。
国家档案局技术部牵头自2014年开展电子档案长期保存研究，探索解决了长期困扰档案界的电子档案完整性、可靠性、真实性、安全性的问题;青岛市档案馆2015年启动智慧档案馆研究，把数字档案馆建设推进了一个新的阶段;2017年中国档案学会三维电子文件管理学术研讨，旨在破解实践中三维电子文件管理难题;2018年浙江省档案局出台《浙江政务服务网电子文件归档数据规范》，推进“最多跑一次”电子文件规范化管理;上海长三角三省一市民生档案在线查询服务初显区域化共建共享端倪;中国石化首次尝试使用区块链技术对电子档案进行存证和验证，区块链技术在广州互联网法院电子卷宗生命周期管理中的应用，为电子档案的安全管理又辟新径;2019年5月国家档案局副局长付华同志在第二届数字中国论坛发表的主旨演讲《电子档案走向单套制》、国家档案局、国家财政部、国家税务局等部门联合开展电子发票归档试点，预示电子档案时代的真正到来。
2 数字档案馆建设的挑战
“未来已来”，数字档案馆建设如逆水行舟，不进则退，也面临着新的挑战。
2.1 从数字化到数据化。“数据化就是将图像文件，通过数据化技术，转化为计算机可以对其内容进行识读、分析、挖掘的文本信息文件”[1]。数字化带来了数据化，但数字化无法取代数据化。数字资源是数字档案馆建设的基础，这些年档案数字化取得了长足发展，但还存在数字化的图像仍不能满足利用者对文本全文的检索问题。档案原件状况差别很大，大量的历史档案、手稿、油印件、图表等还无法识别，大量的音频、视频、照片等需要技术的、人工的手段去解析。適应数据管理的需求，还需要大量的、艰苦细致的数据加工工作，以实现数据的增值。同时，随着互联网+政务服务的推进，除了传统档案数字化资源，结构化数据和非结构化数据也呈几何级数增长，如何做好这些大数据的采集、规范管理、长期保存，也是重要的挑战。
2.2 政务网络资源的整合与共享要求。《政务信息系统整合共享实施方案》（国办发[2017]39号）要求推动分散隔离的政务信息系统加快进行整合，整合后分别接入国家电子政务内网或国家电子政务外网的数据共享交换平台。除极少数特殊情况外，政府各类业务专网都要向国家电子政务内网或外网整合。在这样的背景下，各级政府都建立了政务云平台，要求各单位的信息系统迁入云平台，地方财政不再支持各部门自建数据中心，不再支持各部门购买、更新网络、存储、安全设备，数字档案馆的“局域网”面临“被迁移”;《政务信息资源共享管理暂行办法》（国发〔2016〕51号）规定，政务部门在履行职责过程中制作或获取的，以一定形式记录、保存的文件、资料、图表和数据等各类信息资源要以共享为原则、不共享为例外实现共享，如何既适应政府网络资源整合和政府信息资源共享要求，又确保信息系统与数字资源的长期安全，是当前必须面对的课题。
2.3 信息安全的威胁。互联互通、资源共享的同时，有许多安全的风险。面对不同用户需求和信息共享的呼声，档案信息资源的分类、鉴定严重滞后，共享平台上“有车无货”或“有车货少”的现象不同程度地存在;存储介质的性能、质量良莠不齐，数据定期迁移、备份、检测常态机制还未形成;档案信息资源的开放与控制、保密与共享的矛盾也愈发突出;档案数字化过程中对公司、人员、场所、档案实体、档案信息、数字化成果管理的安全风险犹存;网络安全、系统安全、信息安全仍是面临的重大挑战。
2.4 专业人才的匮乏。信息化技术日新月异，信息化人才严重短缺。尽管专业的事交给专业的人去做，但在各级数字档案馆建设与应用中，管理人才、技术人才、应用人才的缺乏普遍存在，特别是在市县级档案馆尤为突出。建成什么样的数字档案馆？如何建数字档案馆？怎样应用数字档案馆？必须目标明确，任务清晰，加快应用，创新发展。专业人才的匮乏制约着数字档案馆的发展，专业人才的培养迫在眉睫。
3 数字档案馆建设的新思考
3.1 深化对数字档案馆的认识與研究。新的政策环境、技术背景下，多元的需求导向下，和试点探索时期、普遍应用时期相比较，数字档案馆建设重点任务从目录管理到全文管理，从实体管理到信息管理;从分散管理到区域管理;从档案数字化到档案电子化;从重在技术应用到重在资源建设;从局域网应用到数据共享等在不断地变化和升级。数字档案馆建设不仅仅是系统的开发、软件的应用、数字化加工、满足普通的检索查询，在向前端辐射，向业务协同、安全可信、长期保存、智慧智能方向发展，“通过信息技术赋能，建设拥有档案馆全要素、全流程信息管控能力的新型数字档案馆，推动档案馆信息化迭代发展”[2]。需要对数字档案馆建设需要再认识、再深化。需要以新发展理念研究数字档案馆发展战略;研究新技术在数字档案馆应用的标准规范;以互联网思维、大数据思维指导数字档案馆规划、数据资源的组织、智能智慧服务;加大档案馆新型人才队伍的建设，创新人才培养机制，走出去，引进来，推进专业人才的合作与交流。
3.2 探索数字档案馆联盟机制。针对数字档案馆可以互联互通、共建共享的特点，可以通过跨层级、跨区域构建数字档案馆联盟的方式，制定联盟章程，以资源整合、优势互补、共建共享、服务民生为原则，明确责任、义务、任务、合作方式，联盟会员共同遵守。构建信息共享平台，统一数据资源规范，建立远程查询、跨馆出证协议，组织特色数字资源，建立资源共建共享机制，组织座谈研讨、技术交流、策划网上展览，构建虚拟档案文化社区，促进数字档案馆的协调发展，提高服务效能。
3.3 开启智慧档案馆时代。首先，智慧档案馆是基于智慧城市提出的。“智慧城市”是由IBM公司于2010年正式提出了“智慧城市的愿景”，其本质在于信息化和城市化的高度融合，是数字城市之后信息化发展的高级形态。党的十九大报告在论述加快建设创新型国家时，提出了“智慧社会”概念，是对“智慧城市”建设的推动与发展。智慧城市在我国得到迅速发展，互联网+成为社会各界新业态。作为保留记忆、管理记忆的档案馆，面向智慧社会，数据即档案，需求即服务，智慧档案馆是智慧城市建设的不可或缺的组成部分，应与智慧城市同步规划同步建设。
其次，智慧档案馆是数字档案馆发展的新阶段。理论界这几年很多关注于智慧城市背景下数字档案馆或智慧档案馆的研究，实践层面上青岛市档案馆开始了智慧档案馆建设的探索。近20年数字档案馆建设为智慧档案馆建设奠定了基础，“智慧档案馆是数字档案馆的发展和提升，是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆”[3]。前面所述的机遇和挑战也要求数字档案馆转型升级，向智能智慧发展。在数字档案馆建设的基础上守正、创新、协同、提升，以信息感知、智能处置、整体协同、泛在服务为重要特征，完善基于物联网的档案感知系统、基于云计算的档案数据处理平台、基于数据挖掘技术的知识管理平台、基于移动互联网的档案信息服务平台，实现数据流、设备流、业务流、人员流的全面智慧管理。智慧档案馆建设时机已成熟，应加强智慧档案馆顶层规划、政策引导、技术规范、试点建设，通过智慧档案馆建设引领档案馆信息化的新时代。
参考文献：
[1][3]杨来青.再信息化：档案馆发展战略的思考 [J].《浙江档案》2019（09）.
[2]杨来青，李大鹏.智慧档案馆功能与体系架构 [J].《中国档案》2015（07）.
（作者单位：河南省档案馆 来稿日期：2019-12-12）